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《管見》第十期

作者：鄭佩敏

遠(yuǎn)光軟件股份有限公司 副總裁

較大規(guī)?；蚣瘓F(tuán)式的企業(yè)，在采購(gòu)管理方面會(huì)考慮采取集團(tuán)采購(gòu)模式。集團(tuán)采購(gòu)主要是指政府、企事業(yè)單位、軍隊(duì)等組織的多品種、大批量、大金額、多批次甚至是持續(xù)進(jìn)行的，由集體決策，牽涉到多單位、多部門的采購(gòu)活動(dòng)，屬于企業(yè)戰(zhàn)略采購(gòu)范疇。集團(tuán)采購(gòu)還可以視具體情況和需要分為多種方式，如直接集中、組織集中、授權(quán)集中、區(qū)域性協(xié)調(diào)等，同時(shí)需要有效的技術(shù)手段和管理機(jī)制予以支持，以達(dá)到提高采購(gòu)工作整體效率和質(zhì)量、節(jié)約成本、控制風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮正在席卷各行各業(yè)，也包括采購(gòu)行業(yè)。中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院發(fā)布的《2019中國(guó)企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)發(fā)展報(bào)告》顯示，2019年我國(guó)企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)市場(chǎng)規(guī)模達(dá)到5900億元，同比增速達(dá)到64%，2020年有望超過萬億元人民幣，未來的企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)交易規(guī)模還將進(jìn)一步擴(kuò)大。與此同時(shí)，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈及人工智能等新技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)采購(gòu)管理正加速進(jìn)入數(shù)字化階段：由單純的線上采購(gòu)?fù)卣怪敛少?gòu)管理、供應(yīng)鏈服務(wù)乃至全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)。以全流程、全鏈條數(shù)字化為主導(dǎo)的采購(gòu)服務(wù)鏈正在向價(jià)值鏈延伸。

企業(yè)采購(gòu)管理平臺(tái)也在數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中逐步進(jìn)階，從1.0階段以ERP模式為核心的管理平臺(tái)發(fā)展到2.0階段以招標(biāo)采購(gòu)為核心的招采平臺(tái)，現(xiàn)在正向著以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)采購(gòu)管理和交易平臺(tái)的3.0階段進(jìn)發(fā)。而集團(tuán)采購(gòu)管理因其性質(zhì)和特點(diǎn)，無疑更適合以數(shù)字化方式實(shí)現(xiàn)。根據(jù)我們的了解，目前，市面上的采購(gòu)管理軟件系統(tǒng)一般分為基礎(chǔ)通用版和定制開發(fā)版兩種。常見的基礎(chǔ)通用版采購(gòu)管理軟件的功能一般包括：

1、供應(yīng)商管理：含供應(yīng)商基本信息維護(hù)、資質(zhì)審核、指標(biāo)考評(píng)、分類管理等。

2、物品管理：含物品信息及類目的維護(hù)、庫(kù)存管理等。

3、采購(gòu)需求計(jì)劃管理：含需求信息收集、采購(gòu)計(jì)劃制訂。

4、價(jià)格控制：含在線詢價(jià)、比價(jià)、價(jià)格庫(kù)建立、歷史價(jià)格追溯等。

5、招投標(biāo)管理：含招標(biāo)項(xiàng)目發(fā)布、在線投標(biāo)、中標(biāo)公告等。

6、訂單/合同管理：含一鍵生成印章版訂單/合同、在線響應(yīng)、關(guān)聯(lián)來源等功能。

7、報(bào)表中心：含采購(gòu)報(bào)表、交貨報(bào)表、質(zhì)量報(bào)表等。

這些軟件的功能仍處于2.0階段，能夠滿足企業(yè)的傳統(tǒng)采購(gòu)管理需要。面向未來，我們不妨對(duì)它們寄以3.0級(jí)甚至更高的期望。

一數(shù)據(jù)是數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)的核心

目前，我們?cè)诓少?gòu)工作中一般能收集到的數(shù)據(jù)包括：本企業(yè)的交易數(shù)據(jù)、合作供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)、部分網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等；而采購(gòu)軟件3.0需要的是海量數(shù)據(jù)，不僅包括內(nèi)部交易數(shù)據(jù)、外部市場(chǎng)數(shù)據(jù)、第三方數(shù)據(jù)，還應(yīng)包括與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的周邊數(shù)據(jù)，如供應(yīng)商的評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)、物流數(shù)據(jù)、發(fā)票數(shù)據(jù)、付款數(shù)據(jù)、服務(wù)數(shù)據(jù)、流程數(shù)據(jù)等。只有在海量數(shù)據(jù)面前，供應(yīng)商分析選擇、報(bào)價(jià)定價(jià)、企業(yè)審批決策、各環(huán)節(jié)協(xié)同等工作才能走向精準(zhǔn)、高效，數(shù)字化采購(gòu)才有可能進(jìn)一步邁向“智能”采購(gòu)。

企業(yè)集團(tuán)采購(gòu)可能涉及多品類、多地域、多需求方，無論選擇何種集中方式，都對(duì)采購(gòu)活動(dòng)涉及的數(shù)據(jù)信息、管理審核、多方協(xié)同提出了更高要求。數(shù)字化采購(gòu)管理平臺(tái)的實(shí)施應(yīng)用可以讓集團(tuán)采購(gòu)在流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，進(jìn)一步盤活數(shù)據(jù)信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)質(zhì)量、價(jià)格、效率等方面質(zhì)的提升。

二設(shè)計(jì)是數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)的靈魂

產(chǎn)品的設(shè)計(jì)既需要體現(xiàn)管理思想，又需要有一定的前瞻性，而采購(gòu)數(shù)字化又是技術(shù)與商業(yè)行為的深度融合。因此，采購(gòu)3.0階段的軟件設(shè)計(jì)者不僅要對(duì)供應(yīng)鏈、產(chǎn)業(yè)鏈管理有深入的理解，還要能通過數(shù)字新技術(shù)的應(yīng)用，解決供需之間精準(zhǔn)對(duì)接、組織之間高效協(xié)同的問題，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)模式創(chuàng)新，讓采購(gòu)人員從事務(wù)型采購(gòu)向戰(zhàn)略型采購(gòu)轉(zhuǎn)型，同時(shí)更好地管控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)核心價(jià)值，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的組成部分。例如：數(shù)據(jù)中臺(tái)的設(shè)計(jì)，促使采購(gòu)管理更加扁平化、采購(gòu)業(yè)務(wù)更加敏捷靈活；流程設(shè)計(jì)能否融入實(shí)時(shí)審計(jì)理念，讓流程合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)管控更為及時(shí)；重要數(shù)據(jù)和節(jié)點(diǎn)能否采用區(qū)塊鏈技術(shù)，讓供需雙方的活動(dòng)真正陽(yáng)光、透明、可追溯；如何讓采購(gòu)平臺(tái)的前端友好、易用、移動(dòng)化、不可或缺；與其他關(guān)聯(lián)軟件（如預(yù)算管理、支付管理、庫(kù)存管理等）的連接設(shè)計(jì)能否更智能化；有些企業(yè)可能還需要加入供應(yīng)鏈金融的設(shè)計(jì)，以降低整體融資成本和經(jīng)營(yíng)成本……

三技術(shù)是數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)的引擎

目前熱門的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)均可用于數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。海量數(shù)據(jù)和這些先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程將得到顯著優(yōu)化，一些采購(gòu)活動(dòng)還有望走向自動(dòng)化、智能化。例如自動(dòng)抓取公開信息，為采購(gòu)人員實(shí)時(shí)提供業(yè)界動(dòng)態(tài)和分析數(shù)據(jù)；利用數(shù)據(jù)模型，可根據(jù)公司歷史采購(gòu)記錄、供應(yīng)商的績(jī)效和報(bào)價(jià)、市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)等，推薦需求匹配度最高的供應(yīng)商或最優(yōu)采購(gòu)方案；核價(jià)環(huán)節(jié)有大數(shù)據(jù)可依，大宗采購(gòu)還可能收集到供應(yīng)商的上游供應(yīng)數(shù)據(jù)，讓議價(jià)過程和結(jié)果更科學(xué)合理；可自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)性采購(gòu)任務(wù)，以減少人工重復(fù)勞動(dòng)；根據(jù)已被批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)自動(dòng)生成采購(gòu)訂單甚至自動(dòng)追蹤生產(chǎn)和物流進(jìn)度，不會(huì)發(fā)生錯(cuò)漏和延誤；通過大數(shù)據(jù)分析及供應(yīng)商在線報(bào)價(jià)，使集團(tuán)采購(gòu)任務(wù)不受多品類、多地域、多需求方這一特點(diǎn)的影響，迅速推薦最優(yōu)采購(gòu)方案；大中臺(tái)，小前端，讓采購(gòu)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員、審批人員既風(fēng)險(xiǎn)可控，又便捷、移動(dòng)、高效……

此外，當(dāng)企業(yè)的采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)較高階的數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，采購(gòu)從業(yè)人員的角色、作用、價(jià)值也將發(fā)生改變。首先是他們將從許多事務(wù)性、流程性的工作中解放出來，從被動(dòng)執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)制訂采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)行供應(yīng)商等外部資源管理、為采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)增加有效資源等，從而提升自己和組織的采購(gòu)供應(yīng)能力，打造有韌性的供應(yīng)鏈；其次，采購(gòu)從業(yè)人員需要在“專業(yè)性”上下大工夫，不僅是采購(gòu)業(yè)務(wù)本身的專業(yè)性，還要深入學(xué)習(xí)、提前介入企業(yè)中與采購(gòu)需求有關(guān)的各類業(yè)務(wù)，主動(dòng)考慮如何規(guī)劃、制訂采購(gòu)策略以支撐公司整體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的實(shí)施。這樣才能走進(jìn)戰(zhàn)略采購(gòu)的門檻，采購(gòu)從業(yè)人員的角色也從“成本支出”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皟r(jià)值創(chuàng)造”，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工的雙贏。