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遠程辦公是每個企業(yè)的硬核能力，在非常時期更是。當(dāng)疫情來襲，公司管理者在考量員工健康和業(yè)務(wù)進展的平衡中，需要盡早考慮遠程辦公的組織與管理方式。

那么，我們該如何高效的進行遠程辦公呢？以下的遠程辦公指南，希望對在遠程辦公的企業(yè)有些許的幫助和啟示。

01
公司如何提高管理和溝通效率？
1、加強定期溝通

加強溝通，即使隔離在家也需要有一個上下班時間規(guī)范，讓“到崗”和“離崗”這個過程更加顯性。

每日早晨簽到機制：

*如每天有早會機制，早會時可語音視頻會議進行同步

*每個人在工作群里發(fā)布自己的當(dāng)天計劃和重點待辦

*視頻會議時盡量打開攝像頭，讓大家能看到彼此

*保證工作時間內(nèi)全員在線

每日晚間日志報告：

*工作日報：今日目標(biāo)和待辦，當(dāng)日進展、問題和風(fēng)險，明日計劃

*撰寫個人健康狀況報告（疫情期間）

特殊情況事先約定：

*特殊情況如同事生病、受疫情影響、有事要在工作時間離崗等等，都有一個事先的計劃和約定

2、把目標(biāo)拆解為任務(wù)

很多事情，工作周期可能是一周、一個月，甚至更長時間。為了避免在遠程辦公時失去目標(biāo)，我們需要把目標(biāo)拆解到一個個任務(wù)上，把objective拆解為task。

目標(biāo)要達成，每天任務(wù)先要執(zhí)行到位。把目標(biāo)拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實也在訓(xùn)練一個人的管理能力。

*把項目目標(biāo)拆解為每天的具體任務(wù)，落實到個人，并明確優(yōu)先級

*寫下每天的待辦事項，然后專注的執(zhí)行

*彼此協(xié)作的關(guān)系鏈有很多，約定一般應(yīng)該由下至上進行，明確任務(wù)完成的響應(yīng)和反饋時間

3、準(zhǔn)備好線上協(xié)作工具

下面，再來介紹下實用的遠程辦公協(xié)同工具，包含會議類、文檔類、協(xié)作類等實用遠程工具。

◆◆溝通協(xié)同工具◆◆

類似Teambition等，可以幫助大家完成一個項目管理任務(wù)，通過在應(yīng)用軟件上創(chuàng)建一個“任務(wù)”，設(shè)好任務(wù)內(nèi)容，執(zhí)行者，和截止時間。這樣就可以大幅提高團隊協(xié)作效率。

比如我們把目標(biāo)拆解成任務(wù)。這時，如果我們借助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創(chuàng)建一個“任務(wù)”，設(shè)好3W（who do what by when）,也就是：任務(wù)內(nèi)容，執(zhí)行者，和截止時間。這樣就可以大幅提高團隊協(xié)作效率。

在代碼協(xié)同方面，Github和Gitlab，是代碼協(xié)同的領(lǐng)導(dǎo)者，同時利用Worktile Pipe將代碼和研發(fā)用戶故事鏈接起來，實現(xiàn)了很好的從代碼到需求的整合。

（1）遠光企業(yè)家園：協(xié)同云平臺https://app.ismartwork.cn/m/appstore.html?p=YGJY

（2）Teambition：團隊協(xié)作工具創(chuàng)導(dǎo)https://www.teambition.com/

（3）Worktile：軟件開發(fā)、項目管理及協(xié)作工具 https://worktile.com/

（4）Tower：工作任務(wù)、項目進度管理工具 https://tower.im/

（5）飛書：https://www.feishu.cn/

（6）TAPD：騰訊敏捷產(chǎn)品研發(fā)平臺 https://www.tapd.cn/

◆◆團隊知識庫工具◆◆

團隊知識庫可以匯總整理各類的文檔，尤其是針對一些wiki形式類的內(nèi)容，打造個人企業(yè)體系化知識管理。

（1）遠光知云-知識共建共享系統(tǒng)https://ygjy.ismartwork.cn/cwjy/mapp/manage/pc/knowledgeManage/index.html#/login

（2）語雀 - 專業(yè)的云端知識庫

https://www.yuque.com/

（3）Teambition-遠程協(xié)同知識庫

https://www.teambition.com/

◆◆在線協(xié)作文檔工具◆◆

在線寫作文檔能夠快速收集團隊中各個人員分工的部分，可以減少互傳文件的重復(fù)過程，提高工作效率。同時，工作材料和內(nèi)容不必倚靠單一設(shè)備，通過不同設(shè)備也能隨時查看、編輯文檔。

（1）墨文檔

https://shimo.im/

注：疫情期間，新老用戶免費使用【遠程辦公版】

石墨文檔具有文檔、表格、幻燈片、思維導(dǎo)圖等云端office功能，支持多人同時在線編輯文檔，是較早出現(xiàn)的在線辦公軟件之一。協(xié)作人可以實時看到你的編輯內(nèi)容，減少不必要溝通和繁瑣的互傳文件過程，提高遠距離協(xié)作效率。

你可以建立文件夾對文件進行分類管理，也可以將文檔鏈接分享出去，并且可以選擇其它人【只能閱讀】or【可以編輯】。

（2）騰訊文檔

https://docs.qq.com/

注：因疫情開放免費會員。

騰訊文檔同樣支持多人在線編輯Word、Excel和PPT文檔，和石墨文檔的功能差不多，但是可以直接用微信和QQ登陸，通過微信小程序嫁接微信好友，比較便利。

騰訊文檔還提供了一套遠程協(xié)作專用模板，對于目前特殊時期，hr用來登記員工身體狀況還是比較方便的。

（3）金山文檔（WPS）

https://www.kdocs.cn/welcome

金山文檔與石墨文檔功能相似。不過金山文檔可以在手機端通過小程序直接將微信聊天文件導(dǎo)入，以防文件過期不能查看，這一點還是比較實用的，現(xiàn)在大多數(shù)人會通過微信交流工作、傳遞文件，將微信文件隨手上傳云端，隨后查看也有去處。

（4）語雀

語雀的功能與其他的在線編輯文檔功能大同小異。通過讓用戶選擇知識創(chuàng)作場景的方式引導(dǎo)用戶選擇適合的模板編輯文檔。

◆◆在線視頻會議工具◆◆

在線視頻會議，顧名思義，就是線上開會。讓團隊會議不再受限于空間和地域。

（1）釘釘視頻會議

https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi

注：16人以下視頻會議免費使用

另外，釘釘還有【美顏功能】，免去大家在家開會還要化妝的煩惱。

（2）騰訊會議

https://meeting.qq.com/

注：疫情期間，免費開放300人不限時會議功能

（3）Zoom

https://zoom.com.cn/

注：疫情期間，免費提供不限時長的視頻會議服務(wù)。

（4）TalkLine視頻會議

https://www.talkline.cn/

注：完成注冊，可獲得5000分鐘免費會議時長。

（5）華為云WeLink

https://www.huaweicloud.com/product/welink.html

注：華為云WeLink 免費提供不限時長會議，時間截止到2020年6月1日。

◆◆白板/思維導(dǎo)圖工具◆◆

白板/思維導(dǎo)圖工具，適合團隊頭腦風(fēng)暴、整理思維導(dǎo)圖，同樣可以多人在線協(xié)作。

（1）比幕魚

https://bimuyu.tech/

比幕魚的功能比較簡單，按項目進行分類管理，每個項目中只有指針、畫筆、文本便簽、圖片便簽、文件夾、廢紙簍等5個功能按鈕，更像團隊頭腦風(fēng)暴時的一個涂鴉繪本，任人發(fā)揮。

石墨文檔也有【白板功能】。

（2）GitMind

https://gitmind.cn/

與比幕魚相比，GitMind的邏輯性更強，呈現(xiàn)形式更為直觀。

還可以給項目標(biāo)注【優(yōu)先級&進度】，以提醒自己項目的輕重緩急和實時進度。

GitMind給“懶人們”提供了產(chǎn)品設(shè)計、知識梳理、讀書筆記、運營筆記、會議記錄、項目管理和電子商務(wù)等多種類型的思維導(dǎo)圖模板，可以省去部分建立項目框架的時間。

（3）幕布

https://mubu.com/

幕布是比較早期的思維導(dǎo)圖工具，走極簡風(fēng)格。兩種呈現(xiàn)形式可以隨意切換。

【演示模式】下，比較方便向所有的團隊伙伴講解項目內(nèi)容。

回到工具本身，還是要多說一句定理：重要的還是使用工具的人，而不是工具本身。

02
個人如何提高工作效率？
◆◆遠程辦公也需要儀式感◆◆

在家辦公也是辦公，上下班時間和日常辦公保持一致

*明確上班時間，例如原先是朝九晚六，那仍以這個時間來作息，可以適當(dāng)微調(diào)

*線上打卡簽到，調(diào)整心情進入工作狀態(tài)

*當(dāng)日事當(dāng)日畢，不拖到下班不熬夜

準(zhǔn)時起床、洗漱穿戴整齊、假裝你在辦公室，尊重工作的儀式感

*在家≠放松，高效工作需要一種緊張感，像正常上班一樣吧，準(zhǔn)時起床，換上正式的衣服，梳洗打扮，讓這種工作儀式感迅速帶你進入工作狀態(tài)

創(chuàng)造可以安心專心工作的環(huán)境，不在休息區(qū)域辦公

*開辟一個辦公區(qū)域吧，最好是一個遠離臥室、沙發(fā)和電視的地方，將生活空間與工作空間隔離

提前規(guī)劃好工作和休息的時間，不隨意自我打斷

*提前設(shè)置好午飯和中途休息時間，不隨意走動

*計劃好工作和休息時間（不中途隨意休息，看電視，睡覺）

*保持工作時的高效專注，勞逸結(jié)合

做好身體的健康管理，防護疫情不能掉隊

*適當(dāng)進行規(guī)律性室內(nèi)鍛煉的機會，放松身體的同時擁有更好的精神狀態(tài)

*做好衛(wèi)生防護工作，在家也要勤洗手、勤消毒、多飲水，出門戴口罩