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2021年2月22日，國家稅務(wù)總局、國家檔案局、財政部、商務(wù)部等四部委聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，進一步推進專票電子化試點工作，助力國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展。

在國家大力推進電子檔案管理的背景下，遠光軟件股份有限公司針對企業(yè)普遍存在的海量電子檔案“收集難、查閱難、保管難”等問題，依托新興技術(shù)研究，以實際業(yè)務(wù)應(yīng)用及檔案管理需求為導向，重塑檔案管理模式，推出了全新的智慧型檔案全生命周期管理解決方案。

早在2002年，遠光軟件就開始了檔案管理電子化的研究與探索，推出了自主研發(fā)的電子會計檔案系統(tǒng)V1.0，并獲選為“國家重點產(chǎn)品”和“廣東省高新技術(shù)產(chǎn)品”。隨著新技術(shù)的深入應(yīng)用，遠光軟件推出全新的電子檔案管理系統(tǒng)，并將系統(tǒng)與用于資料分類歸檔的智能歸檔柜、智能密集架等智能管理硬件進行軟硬結(jié)合，實現(xiàn)了檔案的歸檔自動化、保管電子化和利用網(wǎng)絡(luò)化，打通了企業(yè)信息化建設(shè)的最后一公里，大幅提升了企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用率，讓海量電子檔案發(fā)揮更大價值。

數(shù)據(jù)一體化管理，推動業(yè)務(wù)處理全流程無紙化

遠光智慧檔案從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，通過外部直連、內(nèi)部貫通以及離線補采的方式，全場景自動獲取電子檔案，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并相互關(guān)聯(lián)，同時進行檔案數(shù)據(jù)源頭信息查驗，確保數(shù)據(jù)源頭的準確性以及電子檔案的合規(guī)性。此外，通過在歸檔過程中建立檔案數(shù)據(jù)間的有機聯(lián)系，構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動匯聚歸檔，實現(xiàn)線上數(shù)據(jù)的一體化管理，推進前端業(yè)務(wù)的全流程電子化、線上化，加速推進無紙化辦公。

軟硬一體化應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理全自動化

遠光智慧檔案引入了智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進技術(shù)，結(jié)合票據(jù)交收設(shè)備、裝盒設(shè)備、AGV機器人、智能密集架、智能檔案盒等智能硬件的應(yīng)用，實現(xiàn)實物檔案從交收、分揀、裝盒、歸檔、存取等全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強化一體化管理。

依托軟硬一體化整合應(yīng)用技術(shù)，遠光軟件進一步研發(fā)了無人智慧檔案館，利用非接觸式的RFID讀寫設(shè)備，以移動機器人為載體實現(xiàn)檔案的存取、查找、盤點工作過程的全自動化管理，大大降低了檔案管理成本。

AI+區(qū)塊鏈技術(shù)賦能，助力檔案管理智慧升級

針對當前檔案安全管控存在的問題，遠光軟件積極應(yīng)對當前電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，通過統(tǒng)一身份認證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化等技術(shù)手段，全方位提升電子檔案安全，并運用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類，滿足不同業(yè)務(wù)場景的數(shù)字檔案智能化精準管理需求。

首先，應(yīng)用區(qū)塊鏈真實可信、防篡改、可追溯等技術(shù)特性，構(gòu)建區(qū)塊鏈電子檔案管理應(yīng)用。區(qū)塊鏈作為一個標準服務(wù)，為各類電子文件進行存證保護，并向各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供API接口，供業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用。僅在區(qū)塊鏈上保存電子檔案文件的特征信息及檢索必要的檔案屬性元數(shù)據(jù)，對檔案進行驗證時，僅需對現(xiàn)有文件計算哈希值并與區(qū)塊鏈中對應(yīng)值進行對比，如有差異則表示保存文件被篡改。通過對檔案系統(tǒng)不同階段數(shù)據(jù)上鏈保護電子檔案的真實性，并可在電子檔案借閱后進行真實性驗證。

1保持電子檔案系統(tǒng)獨立性的前提下，提升電子檔案系統(tǒng)實時災備能力，提高系統(tǒng)的生命力。

2建立高效快捷的電子檔案查驗渠道，辨別電子檔案的真?zhèn)巍?/p>

3實現(xiàn)檔案精細化授權(quán)訪問調(diào)閱。

其次，基于OCR+NLP等技術(shù)構(gòu)建一站式檔案利用服務(wù)平臺。將歸檔電子文件和流轉(zhuǎn)信息進行整合，形成價值信息知識圖譜，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成軌跡相關(guān)聯(lián)的信息進行梳理，深入分析挖掘，抽取形成問題及其處理行為的類型，追溯形成問題與行為線索，實現(xiàn)對經(jīng)營管理過程的業(yè)務(wù)處理方式和管理行為模式線索的實時追索稽核，為稽核和風險控制工作的融合提供支撐。通過知識圖譜增強檔案數(shù)據(jù)挖掘，促進檔案向知識服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理從“數(shù)據(jù)”到“智慧”的全面升級。

檔案管理的智慧化，是基于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的長遠考量。遠光智慧檔案在推進檔案電子化、無紙化的落地，加速企業(yè)內(nèi)部流程整合和業(yè)務(wù)變革方面成效顯著，節(jié)約了人力、物力、財力等資源消耗，有效提升了企業(yè)管理效率與質(zhì)量。

目前，遠光軟件已成功打造了30多個不同規(guī)模的智慧檔案館，檔案管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品已在北京、浙江、廣東、內(nèi)蒙古等全國多個省份的3000多家單位成功應(yīng)用。近期，隨著增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔多個試點項目落地驗收，遠光軟件在檔案電子化管理方面標準化、專業(yè)化建設(shè)能力日益強化。下一步將不斷創(chuàng)新、深化、拓展試點建設(shè)成效，努力為檔案管理的智慧化提供可復制、可推廣的“標桿經(jīng)驗”，加快推進無紙化辦公，助力國家“雙碳”目標的落地。